Durante el estado de emergencia Nacional y el aislamiento social obligatorio, las empresas han incurrido en diversos gastos en su mayoría vinculados con la salud, productos informáticos y de cómputo, así como gastos del personal, ya sea por haber asumido desembolsos adicionales en favor de los trabajadores o por haber variado la forma en la cual se prestan los servicios, si consideramos que muchas empresas han reinventado su actividad incurriendo en nuevos rubros.
Sobre el particular, debemos mencionar que todos los gastos asumidos durante el estado de emergencia responden en su mayoría a la necesidad del mantenimiento de la fuente productora de renta, esto es, del capital y trabajo de la empresa, además de responder a una situación excepcional en la cual se restringieron durante la cuarentena ciertos derechos, como son la libertad de circulación y de reunión.
Es la misma situación de emergencia Nacional, la que ha generado que muchas empresas incurran en gastos necesarios, y que en su mayoría responden a requerimientos del Estado para continuar su actividad, especialmente en la salud, como es el cumplimiento de protocolos sanitarios, uso de mascarilla, así como de protector facial para algunos sectores económicos.
De manera que, la mayoría de gastos incurridos durante el estado de emergencia Nacional, al estar vinculados con la protección de la fuente productora de renta, cumplen con el principio de causalidad del gasto contenido en el artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta; sin embargo, es necesario contar con la documentación sustentatoria que permita acreditar el origen y el destino del gasto.
Por ello, se recomienda a las empresas hacer un control minucioso de los gastos, con documentación que permita acreditar obligaciones contractuales en favor del trabajador, así como documentación interna, societaria, laboral, civil así como el uso de correos electrónicos y de la tecnología de la información, dado que el reparo de Sunat podría basarse en falta de sustento, criterio que podría resultar arbitrario si la operación es real, pero en la discrecionalidad el fisco está habilitado para utilizar dicho criterio.
La adquisición de mascarillas, protectores faciales, alcohol en gel, desinfectantes de ambientes, así como la adquisición de productos para el cumplimiento de los Protocolos establecidos por el Estado, son deducibles como gasto, no responden a liberalidades ni gastos prohibidos, y la lógica nos indica que deben ser aceptados, más aún si se cuenta con documentación probatoria, no obstante ello, hay que procurar verificar que cumplan las formalidades prevista en la Ley del Impuesto a la Renta para su deducción.
Situación similar se presenta con los gastos que las empresas han asumido en favor de sus trabajadores, como consecuencia del trabajo remoto, tales como la adquisición de tintas de impresora, papel de impresora, cámaras web, micrófono, movilidad para el traslado del trabajador y variación en la prestación del servicio.
Estos deben estar contenidos en un documento en el cual se identifique la obligación de la empresa de asumir dichos gastos, formen parte de obligaciones contractuales que vincule a la empresa y a los trabajadores, a efectos de dejar de lado cualquier desconocimiento de Sunat al calificar los como liberalidades, eso sí, por la naturaleza de los bienes y servicios asumidos por la empresa, sería forzado calificarlos como condición de trabajo, por ello se debe efectuar la retención de la quinta categoría y deducirlo como gasto de remuneraciones en favor del personal.
Asimismo, conviene advertir que como consecuencia del COVID-19 y el impacto que ha causado a nivel financiero de todas las empresas sin distinción de ingresos o su condición de PRICO o no, muchas empresas han incurrido en incumplimientos contractuales, debiendo que desembolsar parte de su capital por indemnizaciones o penalidades por incumplimiento contractual, los cuales obedecen a factores externos a las partes y en su mayoría han condicionado la celebración de los contratos, o en muchos casos no se evidencia la voluntad de incumplir; dichos gastos resultan causales en tanto están vinculados con el mantenimiento de la fuente productora y no se encuentran prohibidos, siendo necesario que las empresas cuenten con la documentación que sustente la obligación de desembolsar las indemnizaciones, así como la documentación interna entre las partes que evidencie las condiciones de cómo se hizo efectivo el desembolso, y las razones que lo sustentan, entre otros.
En consecuencia, los gastos en salud, tecnología, cargas en favor del personal, penalidades por incumplimiento contractual, entre otros, incurridos durante el estado de emergencia Nacional y el aislamiento social obligatorio, cumplen con el principio de causalidad del gasto, en tanto los mismos más que estar dirigidos a generar ganancias de capital o incrementar los ingresos de las empresas, obedecen al mantenimiento de la fuente productora de renta, por lo que no deberían originar algún desconocimiento por parte de la Sunat en una eventual fiscalización; sin embargo, no debemos olvidar que la fehaciencia, el devengo y las formalidades a observar para la deducción de cada gasto, son aspectos que no se deben perder de vista, la pandemia podría parar, pero el control de los gastos debe continuar en todo momento.
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