La interoperabilidad entre entidades y la gestión del conocimiento

Hemos dicho anteriormente que un concepto clave del gobierno digital es la interoperabilidad [1], que es la capacidad de interactuar que tienen las organizaciones diversas y dispares para alcanzar objetivos que hayan acordado conjuntamente, recurriendo a la puesta en común de información y conocimientos, a través de los procesos y el intercambio de datos entre sus respectivos sistemas de información.

Debemos recordar que una importante novedad que el Decreto Legislativo N.° 1272 incorporó en la Ley N.º 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, es la obligación de las entidades de permitir a otras, gratuitamente, el acceso a sus bases de datos y registros para consultar sobre información requerida para el cumplimiento de requisitos de procedimientos administrativos o servicios prestados en exclusividad[2].

A su vez, el Decreto Legislativo N.° 1310 preceptúa en este punto[3] que las entidades de la Administración Pública deben interconectar sus sistemas de trámite documentario o equivalentes para el envío automático de documentos electrónicos entre dichas entidades a través de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado - PIDE administrado por la Presidencia del Consejo de Ministros a través de la Secretaría de Gobierno Digital (SEGDI). La justificación de esta disposición es el uso adecuado de los recursos y la optimización de la tramitación de los procedimientos administrativos[4].

Lo establecido por la norma en materia de modernización de la gestión pública

Ahora bien, lo antes señalado es relevante para la gestión del conocimiento, que es uno de los medios que tiene bajo su ámbito el Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública[5], y que tiene como propósito producir e incorporar conocimiento que sea útil para la gestión de la entidad, propiciando predictibilidad en las decisiones, lo cual es de singular importancia para los procedimientos administrativos, en particular para su instrucción; así como para los diversos procesos que conforman la gestión de la entidad.

La gestión del conocimiento en la Administración Pública comprende entonces un conjunto de acciones que están dirigidas a la identificación y documentación del conocimiento que se encuentran orientadas a mejorar la gestión interna de las entidades y la toma de decisiones y facilitar su trazabilidad. Es decir, determinar aquel conocimiento que requiere la entidad para realizar sus actividades de manera eficiente.

A su vez, la trazabilidad implica, según la RAE, la “posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción y distribución de bienes de consumo”. Ello, aplicado al conocimiento, permite determinar su generación, el proceso que sigue su gestión, así como aquellas fases que se requieren para obtenerlo, administrarlo y emplearlo de manera productiva.

Esta es clave para el aprendizaje institucional, que implica poder crear, adquirir y administrar el conocimiento a través de un conjunto de acciones que la entidad efectúa, que le permite evolucionar, generando procesos cada vez más eficientes, creando valor[6]. Si bien este concepto nació en la administración de empresas, es de especial relevancia para la Administración Pública pues genera una mayor calidad en la tramitación de los procedimientos y la prestación de los servicios.

Es así que, conforme a la norma materia de comentario, la gestión del conocimiento incluye acciones vinculadas a su difusión y también la promoción de espacios de intercambio entre servidores o entre entidades públicas para su asimilación y utilización. Ello supone entonces, que el conocimiento fluya no solo al interior de las entidades, sino además entre ellas. De tal manera que implique colaboración entre órganos y organismos para un cada vez mejor uso de la información que se usa en la Administración Pública.

La norma materia de comentario establece que, en este contexto, se prioriza la documentación clave para el ejercicio de las funciones sustantivas de la entidad, así como aquella que promueva transparencia, seguridad jurídica, mejora de la productividad, eficacia y eficiencia de la entidad. Es así que la interoperabilidad es fundamental para la gestión del conocimiento, así como para la obtención de mayor eficiencia en la organización y la dirección de las entidades.

La norma preceptúa además que en ejercicio de su rectoría, la Secretaría de Gestión Pública establece relaciones de coordinación, en lo que corresponda, principalmente con la Secretaría de Gobierno Digital o la que haga sus veces de la Presidencia del Consejo de Ministros, y con el Archivo General de Nación, en el marco de sus respectivas competencias.

La Secretaría de Gobierno Digital, a la cual nos hemos referido anteriormente, es el órgano de línea de la Presidencia del Consejo de Ministros, con autoridad técnico normativa a nivel nacional, que es responsable de formular y proponer políticas nacionales y sectoriales, planes nacionales, normas, lineamientos y estrategias en materia de Informática y de Gobierno Electrónico.

Asimismo, conforme al ROF de la PCM, la Secretaría de Gobierno Digital es el órgano rector del Sistema Nacional de Informática y brinda asistencia técnica en la implementación de los procesos de innovación tecnológica para la modernización del Estado en coordinación con la Secretaría de Gestión Pública competencia que es fundamental para las labores que venimos explicitando.

Finalmente, debemos señalar que el Archivo General de Nación es el Ente Rector y Central del Sistema Nacional de Archivos de carácter multisectorial; gozando de autonomía técnica y administrativa. A su vez, conforme a la norma aplicable[7], dicho sistema tiene la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional, mediante la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación.

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[1] BlogPost EPG Continental: Gobierno digital para la modernización de la gestión pública

[2] Numeral 46.1 del artículo 46 del TUO de la Ley N.º 27444.

[3] Artículo 8 del Decreto Legislativo N.° 1310, modificado por la Primera Disposición Complementaria Final del Decreto de Urgencia N° 006-2020, que crea el Sistema Nacional de Transformación Digital.

[4] Exposición de motivos del Decreto Legislativo N.° 1310, p. 19.

[5] Numeral 7.1 del artículo 7 del Reglamento del Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública Decreto Supremo Nº 123-2018-PCM.

[6] Sobre el particular: Castellano Masías, Pedro - Aprendizaje organizacional: creación o destrucción de valor. En: Cuadernos de Investigación. Año 1-Nº 1. Lima: UPC, Diciembre de 2007.

[7] Artículo 1 de la Ley N° 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos.