5 herramientas gerenciales de planeación para alcanzar objetivos fácilmente

La planificación es un proceso exigente y de reflexión mediante el cual se seleccionan las actividades necesarias que servirán como medio para alcanzar los objetivos de la institución pública. A través de este proceso, se determinarán el futuro, las acciones y los recursos que se utilizarán en los distintos niveles de una institución pública.

En ese sentido, las herramientas gerenciales de planeación son instrumentos que nos permiten identificar acciones durante una planeación estratégica que facilita la conversión de los procesos teóricos en esquemas simples de qué y cómo hacer las cosas. El profesor de maestría Abel Ceballos, lo explica de una forma más didáctica:

“Imaginemos un protocolo formal de un almuerzo. Nos encontramos con diversas herramientas para servirnos la comida: tenedor para ensalada, tenedor para la comida, cuchara para infusión, cuchara de sopa, cuchillo de pan, entre otros. A muchos les resulta dificultoso saber qué herramienta usar y para qué. Lo mismo ocurre con las herramientas para la planeación estratégica”, explica el profesor Ceballos.

Ante esto, lo aconsejable es optar por la herramienta más simple, sostiene. “Por ello, recomiendo optar por la sencillez. En el caso del ejemplo, bastaría con usar la cuchara o si usted prefiere con el tenedor, lo importante es que se consiga el objetivo (comer), y de la manera más cómoda como le resulte posible hacerlo”.

A continuación, te brindamos 5 herramientas gerenciales de planificación que podrás utilizar en una institución pública:

Matriz Foda

A través de esta herramienta, se efectúa un estudio de la situación actual de la institución pública o empresa, incluso de una persona. Mediante este análisis se identifican las características internas positivas y negativas, es decir las fortalezas y debilidades. Además, también se identificarán las situaciones externas negativas, como lo son las oportunidades y amenazas.

Tras un correcto mapeo de la situación real, se puede iniciar con el planeamiento de una estrategia. El autor de esta herramienta es Albert S. Humpherey y es una de las más útiles y fáciles de aplicar.

“La ventaja en su uso, es que permite obtener un estado de la situación actual de la entidad, insumo básico para plantear una estrategia a futuro”, comenta el catedrático Abel Ceballos.

Matriz EFE y EFI

La Matriz de Evaluación del Factor Externo (EFE) permite identificar las distintas variables del entorno que tienen un impacto positivo o negativo en el desempeño de la institución público. Estas variables pueden ser de distintas índoles: cultural, social, ambiental, político, económico, normativo, etc.

Para esto, es importante realizar una lista de factores determinantes para el éxito de la institución y debe asignársele un orden de jerarquía para priorizar su importancia. “La ventaja radica en el hecho que nos permite efectuar un inventario de elementos de la realidad del entorno y contrastar con las características de la entidad”, comenta el profesor Corrales.

Por su parte, la Matriz de Evaluación del Factor Interno (EFI) identifica los elementos propios de la institución pública que afectan al alcance de las metas y objetivos. La diferencia de la aplicación con la matriz EFE es que será un gerente o director quien también aplique juicios intuitivos.

Matriz de Portafolio o BCG

Esta herramienta fue creada por Boston Consulting Group y en el sector privado se aplica clasificando los distintos productos y contrastando el flujo de efectivo con la participación del mercado de cada uno de ellos. Sin embargo, su aplicación en la Gestión Pública es distinta.

“En el Estado, se puede aplicar convirtiendo el flujo de efectivo con el nivel de satisfacción del usuario o ciudadano, y la participación del mercado con la demanda de los servicios”, asegura el profesor Abel Ceballos.

Balanced Scorecard (BSC)

Robert Kaplan y David Norton crearon esta herramienta en 1992, la cual ha tenido gran acogida en los procesos de gerencia estratégica. A través del BSC, se implementan los objetivos estratégicos mediante un conjunto de indicadores agrupados en cuatro categorías: financiera, clientes, procesos internos y, formación y crecimiento.

Sin embargo, el factor financiero debe ser sustituido por el nivel de satisfacción de los ciudadanos cuando se refiere a la gestión pública. “La ventaja radica en que nos acerca mucho a lo que actualmente se pregona: la gestión por resultados, ya que en su proceso de implementación responsabiliza del cumplimiento del indicador a las personas o equipos de trabajo”, explica Corrales.

Benchmarking

Esta herramienta consiste en hacer una comparación entre una entidad o negocio con un competidor directo e indirecto para identificar los aspectos por desarrollar. Sin embargo, en el sector público la aplicación es distinta. Según explica el profesor Corrales, lo más simple es comparar el trabajo realizado ayer y lo hecho hoy para verificar qué tanto se ha mejorado.

“En el Estado, se han aplicado en entidades que han implementado modelos de excelencia en la gestión, donde incluso el modelo les exige compararse a través de indicadores, con otras entidades similares en otros países, o por último con los estándares de clase mundial”, comenta Ceballos.

Bajo la premisa inicial, existen diversas herramientas gerenciales de planeación. Para elegir una se debe tener en cuenta la que permita alcanzar los objetivos con mayor sencillez. No experimentes realizando combinaciones diversas de las herramientas, pues podrían hacerte perder los objetivos que persigue la institución. Utiliza la herramienta que mejor dominas.

“Si hablamos del Estado es importante que, en el proceso de planificación estratégica, se utilice al menos, alguna herramienta y para que ello suceda, tenemos que apostar por lo simple. Ello no implica hacer cualquier cosa, más bien implica usar la herramienta que más se domine, pero que se utilice bien”, recomienda el profesor Ceballos.

¿Quieres actualizar tus conocimientos y ser un referente de planeamiento en gestión pública? Solicita aquí más información sobre la Maestría en Gerencia Pública y uno de nuestros asesores académicos se comunicará contigo.