¿Cómo registrar órdenes de compra y servicios en el SEACE?

¿Todas las órdenes de compra y servicios deben de ser registradas en el SEACE?, conoce más en este artículo

La finalidad de la DIRECTIVA N° 007-2019-OSCE/CD es precisar las disposiciones que deben observar las Entidades para el registro y publicación de la información de sus contrataciones en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE). La Directiva es de cumplimiento obligatorio para las Entidades que se encuentran bajo el ámbito de aplicación de la normativa de contrataciones del Estado, conforme al artículo 3 de la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado, y sus modificatorias, así como para los árbitros, y otros usuarios autorizados a registrar información en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE).

Plazos y registro

De acuerdo a la mencionada directiva, las Entidades deberán registrar en el SEACE la información de las contrataciones previstas en el artículo 5 de la Ley en un plazo máximo de diez (10) días hábiles del mes siguiente de haberse realizado la contratación o suscrito el convenio, según corresponda.

Para explicar mejor cómo funciona el registro, utilizaremos un ejemplo: Si una Orden de compra es emitida durante el mes de abril, en cualquier fecha entre el primer día al último día del mes de abril, entonces dicha orden será registrada en el sistema durante los 10 primeros días hábiles del mes siguiente; a decir del ejemplo, del mes de mayo.

En otras palabras, comprende a todas aquellas órdenes de compra o servicios cuya fecha de emisión coinciden con el mes anterior al registro. Conforme a ello, los usuarios de las entidades públicas deberán de realizar el procedimiento de carga masiva a través del uso de un formato en MSExcel; o a través de un formulario de registro individual de todas las órdenes de compra y servicios, y este registro se hará desde el primer día hábil hasta el décimo día hábil del mes en curso. El procedimiento para que las entidades públicas realicen el registro, es el siguiente:

1. Ingresar al portal público del sistema
2. Dirigirse a la sección “Acceso Usuario Registrado”, en el cual se mostrará el formulario “Acceso al SEACE”.
3. Dirigirse al botón “Acceso Entidades Contratantes”
4. Seleccionar la opción: “Supuestos excluidos del ámbito de aplicación sujetos a supervisión: Registro de órdenes de compra y/o de servicio y Convenios de colaboración u otros de naturaleza análoga (Incluye los literales a, b, c del artículo 5.1. de la Ley Nº 30225). “

El sistema mostrará los campos de usuario y contraseña el cual ingresará, y de ser válido el usuario, se mostrarán los términos y condiciones de uso, debiendo seleccionar aceptar para ingresar al módulo.

Dentro del módulo, podrás realizar un registro en forma manual y/o a través de carga masiva. Para ello en el menú “Órdenes de compra y servicios “, deberá seleccionar entre la opción Registro individual o carga masiva.

Más herramientas de ayuda 

Para mayor detalle del registro, el OSCE ha puesto a disposición de las entidades diversos manuales y videos tutoriales respecto al registro de las Órdenes de Compra y servicios, los cuales se pueden consultar en el Menú “documentos y publicaciones” en la opción “Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio y Determinados Supuestos de Inaplicación”. En dicha sección, podrá encontrar el archivo Excel para el registro Masivo de OC-OS, el Manual de Usuario del Registro de Órdenes de compra y Servicio, y el Instructivo para el manejo del formato Excel de carga masiva de órdenes de compra y órdenes de servicio.

Cabe indicar que se ha incorporado una validación no restrictiva de la vigencia del RNP para contrataciones de montos superiores a 1 UIT, de acuerdo a lo indicado en el Artículo 3-A.1, el cual señala que para las contrataciones que se realicen bajo el supuesto a) del numeral 5.1 del artículo 5° de la Ley, el proveedor debe contar con inscripción vigente en el RNP, en el registro que corresponda, salvo en aquellas contrataciones por montos iguales o menores a 1UIT. 

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