La caja en las empresas familiares y emprendimientos

Según la asociación de empresas familiares (AEF) se estima que más del 90% de las empresas peruanas tienen origen familiar.

Sabiendo la importancia de las empresas familiares en el país, uno de los errores más comunes en las empresas familiares y emprendimientos es creer que la caja de la empresa es también la caja de la familia o socios, utilizando la caja de la empresa para los pagos de las obligaciones propias de la operación de la empresa y también los pagos de los compromisos personales de la familia o socios, así como otra práctica de retirar,  por parte de la familia o socios, efectivo de la caja de la empresa sin compromiso a rendir.

No podemos generalizar que las empresas familiares o emprendimientos tengan estas prácticas en el uso de la caja de la empresa, sin embargo, es algo que he identificado en mis años de experiencia. 

Para estas empresas, además de lo antes mencionado, muchas veces no cuentan con información contable financiera oportuna para conocer la situación de su empresa, el área o servicio contable está enfocado únicamente en las obligaciones ante el fisco. 

Ante esta falta de información oportuna de la situación financiera de la empresa traerá en el corto o mediano plazo, entre otros, los siguientes problemas: 

• Liquidez y falta de control en la caja real de la empresa: No se podrá proyectar programación de pagos de compromisos, porque en cualquier momento se puede disponer del efectivo de la empresa para pagos de la familia o socios, no hay efectivo de maniobra (saldo mínimo en caja) necesario para la empresa. La empresa entrará en problema de liquidez y no podrá cumplir las obligaciones propias de la operación.  
• Problemas en la operatividad de la empresa: Ante falta de liquidez y el no pago en fecha, nuestros proveedores nos pueden cambiar, nuestro personal puede renunciar, se presentan faltantes o demoras de materiales, insumos o servicios y ello impactará en la calidad, producto/servicio, tiempo de respuesta a los clientes y por consecuencia en disminución o pérdidas de ventas. 

• Robos o pérdida por terceros: Lamentablemente algunos empleados pueden aprovechar estas prácticas del uso de la caja y disponer de efectivo como si fuese un pago de la familia, hay empresas que no cuentan con formatos o procedimiento de retiro de efectivo. 
• La SUNAT puede declarar los pagos no relacionados con la empresa como pagos de dividendos a los dueños y aplicar el pago de impuestos y multas por no haberse declarado con tal concepto en su momento. 

¿Cómo realizamos un cambio?

Las familias y socios que trabajen en la empresa deben estar en planilla y recibir un sueldo por sus servicios. 

Los pagos de los compromisos personales de las familias o socios deben ser pagadas directamente por ellos. 

Implementar los controles de caja: 

• Que los pagos estén respaldados con sustentos de la transacción que lo origina y que, desde luego, sea de la empresa. 
• Que los pagos estén autorizados por las personas responsables del mismo.
• Que se realice reporte diario de la posición de caja.
• Que se realice un flujo de caja real semanal o mensual, a menor soporte con la tecnología, la periodicidad de los reportes debe ser de menor tiempo. 
• Soporte con la tecnología, desde un libro de excel hasta un software especializado, dependiendo del tamaño de la empresa, es importante actualizar la información en fecha real y generar reportes de control de la caja de la empresa. 
• Procedimientos para las transacciones varias, sobre pagos de caja chica, sobre pagos de proveedores, etc. 

Con los controles de la caja, tanto de los ingresos, egresos, las cuentas por cobrar y los compromisos por pagar, se contará con un flujo de caja real y se podrá realizar una proyección de flujo de caja de la empresa e identificar los excedentes de caja, después de cumplir con todas obligaciones de la empresa y además de contar con un saldo de maniobra, entonces, está excedente de caja se podría disponer para el pago de dividendos a las familias o socios. 

¿Cuándo disponer del excedente de caja?

Los excedentes de caja, antes señalados, deberían ser utilizados para reinvertir en la empresa, quizás, en un plan de crecimiento (un nuevo punto de venta o producto/servicio, etc.). 

Claro está que las familias o socios requieren disponer de las utilidades que están generando las empresas. Para tal fin, la empresa debe contar con una política de distribución de dividendos:  bajo qué escenario se realizará, quizás tales como: cumplimiento de los objetivos anuales y disponibilidad de excedente de caja, porcentajes de distribución del excedente de caja.

Prepárate para triunfar en el mundo VUCA usando las mega tendencias que producen profundos cambios en los negocios. Conoce más de nuestro MBA: Gerencia y liderazgo transformador aquí.