Los planes operativos y las mejoras de los servicios públicos

El Plan Operativo Institucional (POI) es Instrumento de gestión que orienta la necesidad de recursos para implementar la identificación de la estrategia institucional (Plan Estratégico Institucional – PEI). 

Sus contenidos principales son Actividades Operativas e Inversiones, su nivel de elaboración se encuentra en las Unidades Ejecutora del gobierno nacional y regional, y las Municipalidades (gobiernos locales), su período de vigencia es Multianual (Mínimo tres (3) años de acuerdo con el periodo del PEI), teniendo una ejecución Anual (Un año en consistencia con el PIA).

Bajo el enfoque de gestión por procesos, se distinguen dos tipos de procesos:

1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. Los procesos operativos que permiten la producción de bienes o servicios; y
                                    2. Los procesos de soporte que sirven de manera transversal a todas las actividades y están regulados por los sistemas administrativos de alcance nacional.
                                       
                                       

Los procesos son una secuencia de actividades que transforman insumos en un bien o servicio y, por tanto, están contenidos en las cadenas de valor. Las entidades optimizan sus procesos a fin de producir los bienes o servicios que valora la población de manera eficaz y eficiente.

En la cadena de resultados el POI se encuentra en los siguientes eslabones:

1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. Los insumos son los factores que intervienen en la producción de los bienes y servicios. Pueden ser, principalmente, de tipo financiero, humano y de capital.
                                 2. Las actividades son el conjunto de procesos u operaciones mediante los cuales se genera valor al utilizar los insumos, dando lugar a un producto determinado.

En la misma cadena de resultados el POI contribuye a la generación de Productos, que son los bienes y servicios provistos por la entidad que se obtienen de la transformación de los insumos a través de las actividades.

Es crítico contar con un POI Multianual elaborado en forma oportuna y bajo la exigencia de calidad considerando las Actividades Operativas e Inversiones necesarias que contribuyan con la implementación del PEI y sirvan de insumo en la elaboración de un Cuadro Multianual de Necesidades que exprese adecuadamente los bienes y servicios que se requieren, estableciéndose el circuito planeamiento – programación logística.

El POI comprende la programación multianual de las Actividades Operativas e Inversiones necesarias para ejecutar las Acciones Estratégicas Institucionales (Productos: Bienes y Servicios) definidas en el PEI, por un período no menor de tres años, respetando el período de vigencia del PEI, además, establece los recursos financieros y las metas físicas mensuales para cada periodo anual (programación física, de costeo y financiera), en relación con los logros esperados de los objetivos del PEI.

El POI responde a las siguientes preguntas:

¿Qué voy a hacer?

La Alta Dirección de la entidad debe actualizar su conocimiento integral de la realidad (población, institución y territorio), estableciendo la situación actual de sus variables, y debe analizar el futuro deseado para identificar posibles cambios (Gestión institucional, procesos, cambios sociales, productividad laboral, cambios en las condiciones de vida, etc.), con la finalidad de establecer el ámbito para la mejora de la oferta de bienes o servicios provistos por la Entidad.

¿Cómo lo voy a hacer?

La entidad debe definir la dimensión de mejoras que se harán en la provisión de bienes y servicios, para lo cual deberá establecer si dichas mejoras se realizarán a través de la adquisición de bienes, de contratación de servicios (estudios, consultoría), de actividades de capacitación-acompañamiento, del desarrollo de sistemas informáticos o de mejoras en infraestructura (equipamiento, obras, mantenimiento de los activos), entre otros.

El POI tiene influencia directa en la provisión de bienes y servicios de las entidades públicas, donde se cuenta con un elemento tangible (bien), y uno intangible (servicio) que las entidades entregan directamente a sus usuarios. Puede tratarse de bienes o servicios finales que son entregados a usuarios externos de la entidad o intermedios que son entregados a usuarios internos para continuar en el proceso operativo.

Las Actividades Operativas son el medio necesario y suficiente que contribuyen en la entrega de los bienes y servicios a los usuarios, garantizando el cumplimiento de una Acción Estratégica Institucional que forma parte de un Objetivo Estratégico Institucional.

Las inversiones son intervenciones limitadas en el tiempo que puede efectuar la entidad para mantener o mejorar su capacidad de producción (Bienes y servicios provistos). Generan capital físico, institucional, humano, intelectual y natural.

El POI Multianual representa la oportunidad de cierre de brechas de producto que se identifican en la provisión de bienes y servicios, es decir permite establecer la cantidad de insumos y las tareas necesarias para la producción de servicios públicos de la entidad, estableciendo el costo asociado a cada uno, por lo tanto, es necesario analizar los alcances y dimensión de los problemas, sus causas directas e indirectas, para poder hacer las correcciones en la dinámica de los servicios públicos a prestar, para que en el tiempo obtengan atributos de calidad, eficiencia, economía y eficacia.

Es necesario precisar que un bien o servicio público puede formar parte de una intervención pública interinstitucional (que involucre a varias entidades de un mismo sector), multisectorial (que involucre a entidades de más de un sector) o intergubernamental (que involucre varios niveles de gobierno). 

Por tanto, en muchos casos, una entidad de manera individual no puede asegurar el logro del objetivo de la intervención con la ejecución de las AEI a su cargo. Lo que puede garantizar es brindar ese bien o servicio con los atributos definidos por el rector, si ejecuta las Actividades Operativas e Inversiones de manera adecuada.

Para mejorar los servicios públicos provistos por las entidades del Estado en los tres niveles de gobierno, se hace necesario realizar mejoras sustanciales en la elaboración del POI Multianual, y así se podrán realizar acciones de mejora continua que permitan alcanzar en el mediano plazo los resultados esperados.

Si te interesa profundizar en este y otros temas, conoce más sobre nuestro Programa de Especialización en Planeamiento Estratégico para el Sector Público.