El artículo 4 de la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado (Ley N° 27658) preceptúa que el proceso de modernización de la gestión del Estado tiene como finalidad fundamental la obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos.

Ello implica en primer lugar la generación de resultados favorables como consecuencia de la acción del Estado y más específicamente de la Administración Pública al interior del Estado.  Y como es evidente, el enfoque es hacía los administrados, teniendo en cuenta que se debe tramitar los procedimientos y prestar los servicios con calidad, que implica la satisfacción del cliente.

La gestión por procesos

Ahora bien, un elemento clave de la modernización es la gestión por procesos.  Esta consiste1, en organizar, dirigir y controlar las actividades de trabajo de una entidad pública de manera transversal a las diferentes unidades de organización, para contribuir con el logro de los objetivos institucionales.  Ello implica reemplazar la tradicional gestión funcional, que se basa en lo establecido en los instrumentos de gestión y en el organigrama de la entidad. 

Un proceso en gestión pública (no confundir con el concepto que es propio del derecho procesal) implica una secuencia de actividades que trasforman una entrada o insumo que puede ser una solicitud de un bien o un servicio (o input) en una salida que sería la entrega del bien o el servicio (output), añadiéndole un valor en cada etapa de la cadena2.  Este proceso puede ser también un procedimiento administrativo, e incluso un procedimiento institucional.  En el primero por ejemplo el insumo sería la solicitud del administrado (si es que estamos frente a un procedimiento iniciado a pedido de parte) y la salida el acto administrativo resultante.

La Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública establece que los procesos son de dos tipos. Por un lado, los que resultan directamente de la producción de un bien o servicio, denominados “procesos clave” de la cadena de valor y por otro lado, los denominados “de soporte”, que sirven de manera transversal a todas las actividades, tales como la administración central, la gestión financiera, del personal, la infraestructura, el equipamiento y la logística, que en el sector público están regulados por los Sistemas Administrativos nacionales aplicables a todas las entidades. Dichos sistemas administrativos se encuentran señalados en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo y están regulados por sendas normas con rango de ley.

En buena cuenta ambos procesos están enfocados en la clasificación básica de los órganos que componen la administración pública.  Tenemos en primer lugar los órganos de asesoramiento y de apoyo, también denominados órganos staff3, que son los que prestan servicios al interior de la entidad, haciendo posible la labor de los órganos de línea, orienta o administra; pudiendo no obstante realizar dicha función de soporte también de manera directa respecto a otros órganos staff.

Por otro lado, los órganos de línea (órganos line) ejecutan las tareas propias de los organismos, según las tareas de cada uno. Les compete velar por el cumplimiento de la norma en un ámbito particular y la ejecución de las tareas asignadas por la norma respectiva4, es decir, aquellas que corresponde a la competencia de la entidad establecida por su ley orgánica o ley de creación. 

La gestión por resultados.

Se establece además en dicha norma que en un modelo de gestión por resultados, los dos tipos de procesos deben ser optimizados.  En este punto es donde debe efectuarse una importante distinción entre ambos conceptos, que se encuentran íntimamente relacionados entre sí.  De hecho, la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública hace referencia de manera reiterada a la gestión por resultados sin definirla de manera precisa.

Ahora bien, la gestión por resultados es en sí gestión estratégica y se enfoca en la determinación de metas, así como los planes efectivos para obtenerlas, priorizando al administrado, permitiendo además evaluar los efectos de manera adecuada, con lo cual sería sinónimo de la gestión por objetivos5. Implica entonces la planificación, la organización, la dirección y el control como actividades de la gestión administrativa.

Las acciones propias de la gestión por procesos

Se establece además en el Reglamento del Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública que la gestión por procesos comprende acciones conducentes a la determinación de los procesos de la entidad, así como a su medición y análisis con el propósito de implementar mejoras en su desempeño.  Ello implica establecer que procesos ocurren al interior de la entidad, sobre la base de la competencia que le corresponde legalmente, efectuando los estudios respectivos que nos lleven a generar en una regulación eficiente, en beneficio de la gestión pública y en particular de los administrados, a los cuales debemos tratarlos como clientes.

Se señala además que deben priorizarse los procesos que contribuyan al logro de los objetivos de la entidad pública o que puedan afectar dicho logro, representen mayor demanda, concentren la mayor cantidad de reclamos o quejas, entre otros similares. Ello implica optimizar los procesos de la entidad, de tal manera que eventualmente pueda prescindirse de aquellos que no sean necesarios y que distraen los recursos materiales y humanos de la organización.  Sin embargo, consideramos que una vez efectuada dicha labor, todos los procesos son importantes para la generación de los resultados favorables que la gestión pública requiere.

La norma establece además que las entidades públicas disponen de herramientas de gestión de la calidad y toman acciones con el fin de incrementar su eficacia y eficiencia.  Ello requiere indicadores de desempeño, que se enfocan en determinar dichos efectos en la ejecución del proceso, enfocándose como ya hemos dicho en la satisfacción de los intereses de los administrados.

Dentro de la  Maestría en Derecho Administrativo Económico de la Universidad Continental podrás profundizar sobre la modernización y gestión por procesos del Estado. Conoce más de nuestro programa.

 1Artículo 7 del Decreto Supremo Nº 123-2018-PCM, que aprueba el Reglamento del Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública.

2Literal d) del numeral 3.1 de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública, aprobada mediante Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM.

3COSCULLUELA MONTANER, Luis - Manual de derecho administrativo.  Civitas, Madrid, 1993, p. 173;, STONER, James A.F., FREEMAN, R. Edward y DANIEL R. GILBERT – Administración.  Prentice-Hall Hispanoamericana, México D.F., 1996, p. 387.

4MORELL OCAÑA, LUIS - Curso de derecho administrativo II.  Aranzadi, Cizur Menor, 1998, p. 365.

5SANCHEZ ALBAVERA, Fernando – Planificación Estratégica y gestión pública por objetivos.  Santiago de Chile: CEPAL, 2003, p. 33 y ss.