Conoce en este artículo, por qué es importante el proceso administrativo para que una empresa pueda cumplir sus objetivos, y cuáles son sus componentes.
El proceso administrativo en un flujo continuo e interrelacionado de las actividades que se desarrollan dentro de una organización, que son de vital importancia para la toma de decisiones y están orientados al logro del objetivo común y aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales, etc. De esta manera, la organización es efectiva tanto para los stakeholders como para la sociedad.
Este conjunto de fases sirve también para darle solución a problemas administrativos, entre sus fases encontramos la planeación, organización, dirección y control. Todos los componentes son de igual importancia y deben de funcionar de manera articulada y sistemática para alcanzar los objetivos.
Victor Plaza, docente de la Escuela de Posgrado, nos explica un poco más sobre el procesos administrativo y sus componentes.
Antes de empezar cualquier proceso es necesario saber a dónde se quiere llegar, esto es lo que se define durante la fase de planeación: fijar el curso concreto de acción, estableciendo los principios,los recursos necesarios, la secuencia de operaciones y la determinación de tiempos.
En el proceso de planeación se siguen los siguientes pasos:
-Investigación del entorno y competencia
-Investigación interna
-Planeamiento de estrategias, políticas y propósitos
-Acciones para el corto, mediano y largo plazo.
Como menciona Víctor Plaza, el planeamiento tiene 2 etapas:
-Estratégico: determina a dónde se quiere ir.
-Operativo: Comprende planes más específicos que corresponden a cada una de las áreas de la empresa y se subordinan a los planes estratégicos. Generalmente estas acciones están presupuestadas.
Podemos concluir que la planeación es un proceso de proyección al futuro que se inicia desde la generación de ideas, diseño de objetivos, metas, estrategias, políticas y programas, hasta los procedimientos.
Luego de que se tienen los objetivos definidos, es momento de preguntarse: ¿cuál será la división del trabajo?, ¿cuáles son las competencias que tiene cada persona y área para realizar las funciones?
La organización es el grupo de reglas, cargos y comportamientos que deben de seguir todas las personas dentro de la empresa. El propósito es coordinar todos los recursos ya sean humanos, materiales o financieros.
Es muy importante la relación que se establece entre los recursos humanos y los recursos económicos que designe la empresa para alcanzar los objetivos definidos en la fase de planeación.
La fase de organización requiere que se implemente una estructura de funciones y determinación de actividades para cada departamento de la empresa. Requiere también de delegación de autoridad y coordinación horizontal y vertical dentro de la empresa.
La dirección es también esencial. La persona que dirige una organización debe cumplir dos aspectos: la armonía y el equilibrio en un equipo, ya que en esta fase se involucran el liderazgo, la comunicación, la motivación y las necesidades.
La fase de dirección comprende la ejecución de los planes ya asignados a un equipo. Y esta depende de la influencia del jefe y de su motivación, comunicación y supervisión a su equipo para que este logre los objetivos. En conclusión, es poner en acción a los recursos humanos.
La dirección tiene los siguientes elementos para el logro de objetivos:
-Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
-Motivación.
-Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
-Supervisión.
-Lograr las metas de la organización.
No se puede alcanzar los objetivos sin un plan, y para que el plan funcione es necesario el control. Este ayuda a verificar el avance de las acciones a través de indicadores, medidas y resultados. Y esto le sirve a la organización de forma permanente, ya que así podemos saber cómo estamos avanzando en el proceso administrativo.
El control mide el desempeño en relación a las metas para así detectar las desviaciones negativas o estancamientos. Plantea también las correcciones necesarias para poder cumplir con los planes.
Algunos de los instrumentos de control son los presupuestos para gastos controlables, los registros de inspección y los indicadores.
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