Transformación digital para pymes en tiempos de COVID- 19

Como parte de la serie de Webinars organizada por la Escuela de Posgrado de la Universidad Continental: Lecciones aprendidas y estrategias ante la coyuntura COVID-19, Julio Berrospi, pre sales Specialist en Xertica & Google Cloud Architect, presentó el tema: “Transformación Digital para PYMES”. Conoce más aquí.

¿Cómo han ido evolucionando año tras año el valor de las empresas? Por ejemplo, en el 2001, General Electric era número 1 en este ranking. Para el 2017,  ya no figuraba. Las 5 mejores empresas en la actualidad son empresas de tecnología: Apple, google, microsoft, amazon y facebook  ¿Qué nos dice este ranking?

Actualmente nos encontramos atravesando la Cuarta Revolución Industrial. Si bien la primera estuvo marcada por la máquina de vapor; la segunda, por la invención de la electricidad; y la tercera, por las computadoras y el internet. La cuarta está marcada por la inteligencia artificial y el internet de las cosas. 

Hoy en día, la inteligencia artificial está presente en todo, transformando la experiencia de nuestros clientes. Está entendiendo a los consumidores, pudiendo descubrir los insights. Y con esto podemos ir un paso más allá y crear productos que sean de gran acogida y lo que buscan los clientes. 

Además, el mundo está totalmente conectado, la ubicación geográfica ya no es un problema. La coyuntura actual ha hecho que nos aceleremos a esta conectividad por lo menos en 7 años. 

Ante esta situación, un gran reto es el manejo del volumen de datos: ¿cómo podemos explotar este volumen de información? ¿Cómo sacar los valor ocultos e insight de la data dura?  

La transformación digital: Un camino, no un destino

La transformación digital no es simplemente crear una página web, crear correos y formularios o colocar una pasarela de pagos. La transformación digital es la cultura organizacional y la forma de trabajo. Es por ello que es un proceso: 

• Habilitación digital
  Es necesario establecer  los fundamentos para iniciativas digitales exitosas e implementamos soluciones concretas a los problemas comerciales de alta prioridad.
• Optimización de negocio
  Es cuando definimos e implementamos iniciativas digitales que mejoren el rendimiento de las empresas en todas las áreas de la cadena de valor. Esto apoyado de los sistemas digitales.

• Innovación y disrupción 
  Establecemos ecosistemas para identificar necesidades e implementamos iniciativas digitales que desafían los modelos de negocio actuales y fomenten una cultura de disrupción y cambio para romper paradigmas. Tomemos  el ejemplo de Uber que no es dueño de ningún vehículo y es la mayor aplicación de taxis en el mundo.
  

La experiencia del colaborador 

La experiencia de los colaboradores no empieza desde la tecnología, sino desde dentro de la empresa. De igual manera, es siempre necesaria una herramienta de soporte que pueda brindar la flexibilidad y agilidad para facilitar la comunicación y colaboración en línea. Lo ideal es que cada colaborador sienta, desde donde esté, que es un agente de cambio y pueda ser productivo. Lo que sí necesitan es estar conectados a través de diversas herramientas digitales. 

Estas herramientas deben estar acompañadas de métricas. Cualquier aplicación está midiendo tus métricas y esto es importante para poder medir tu productividad y para que la aplicación pueda madurar más.

Un ejemplo sería el G Suite de Google. Luego de implementarlo en empresas y medir su productividad, se calculó cuánto tiempo se ahorró desde su instalación. Esto implica un ahorro de costos. 

Digital workplace 

En este nuevo estilo de trabajo no es necesario estar aislado de tus compañeros como tradicionalmente se realizaba. Se debe ser totalmente colaborativo, ya que la conectividad es muy importante. Por ese motivo, el término “súbete a la nube”, no solo por una moda, sino que facilita el acceso a toda la información necesaria en donde sea que estés ubicado.

Lo que opinan los líderes de RRHH

Según un estudio de Gartner, el 43% de gerentes de recursos humanos piensa que la iniciativa más importante para implementar en el 2018 es la digitalización. 

Un claro ejemplo son los headhunters que trabajan remotamente desde sus casas y las empresas no están obligadas a contratar, sino que pueden ser personas naturales trabajando desde sus casa y que se pueden acoplar muy bien a la transformación digital. Ya están pensando fuera de la caja y se adoptaron a los cambios actuales.

Otro indicador, también de Gartner, es que el 94% digitalizará RRHH en los próximos 3 años. RRHH es una área fundamental para el negocio, y el tema de digitalización ha crecido bastante.

Las organizaciones completas o mayormente digitales tienden a tener el doble de probabilidad de tener mayor puntuación de change agility, según Global Talents, Trends Mercer.  Al haber adoptado los conceptos de transformación digital, la empresa se vuelve más ágil. Si suceden cambios en el mercado, es más fácil adecuarse a estos.

El primer estudio latinoamericano sobre Digital Workplace a 111 líderes de Recursos Humanos en la región a líderes de Perú, México, Colombia. A empresas de todos los tamaños: desde pymes hasta grandes empresas y a diversas industrias: servicios, comercio, tecnología, etc. En este se determinó que la gestión del cambio es el mayor desafío porque siempre se presentan desafíos. 

Y esto es porque la persona siempre es reacia al cambio, al tener miedo a situaciones nuevas. La gestión de cambio abarca la capacitación para que las personas se adecuen al cambio de la mejor manera.

El segundo desafío son las prioridades que compiten. Esto quiere decir que los negocios tienen prioridades como ventas o adquirir un CRM. Sin embargo, muchas empresas no ven el valor en la transformación digital y no lo ven como una prioridad. Se enfocan en los objetivos de corto plazo y no los de largo plazo como es este caso. 

En tercer lugar, tenemos el factor del presupuesto insuficiente. Pero se debe considerar que si bien el presupuesto puede ser elevado, el retorno de esta inversión será multiplicado por 10.

También se tiene que lidiar con la falta de apoyo de la gerencia. Esto va de la mano porque las prioridades de gerencia muchas veces están enfocadas en el corto plazo. 

Otro factor es la Infraestructura pobre de TI. Esto no es verdad ya que con la nube no es necesario tener hardware.

El 76% de líderes de recursos humanos en la región ha implementado o está implementado Digital Workplace en sus empresas. Un indicador bastante alto, que nos indica cómo ha crecido. El porcentaje es aún mayor en Perú: 80%,  y en empresas con más de 5.000 empleados es 86%. 

Motivaciones para implementar el digital workplace 

Mejorar la productividad es una motivación clave para adoptar un digital workplace. Para demostrar donde quiera que estemos que efectivamente estamos cumpliendo los objetivos. Al adoptar una herramienta como digital workplace se van a poder optimizar los tiempos, ya que los procesos serán mucho más ágiles. Por ejemplo, se puede editar un documento en línea y en grupo en lugar de estar enviando cadenas de  adjuntos. 

Se puede mejorar también  la experiencia del cliente. Podemos obtener las respuestas que el cliente necesita mucho más rápido. Por ejemplo, activar un chatbot que puede resolver algunas dudas del cliente y mejorar su experiencia. 

Finalmente, se pueden reducir costos operativos. Luego de haber adoptado esta cultura, luego de haber aumentado la productividad y haber optimizado procesos, se logran reducir costos y acelerar el negocio. 

El Digital Workplace crecerá en la región en los próximos años. Es un hecho.  El 59% de líderes de Recursos Humanos de la región tiene planeado un proyecto de Digital Workplace en los dos próximos años. El porcentaje del presupuesto que se destina a tecnología para recursos humanos aumentará en 2020. Y cada vez serán más las empresas que destinen más del 5% de su presupuesto en proyectos para transformar Recursos Humanos. 

Adoptar esta mentalidad no es solo un desafío tecnológico, sino también cultural y comercial. 

 Desafíos y soluciones del digital workplace 

-Consolidar una cultura común con una fuerza laboral dispersa:  Necesitamos reforzar el cambio de cultura. Para eso son necesarias herramientas en la nube para que estén preparadas y puedan asimilar esta nueva cultura. 

-Promover la consolidación e innovación . No estar sesgados y centrarnos nuestro día, esta cultura fomenta el pensamiento más allá de la rutina. La innovación puede estar en cualquier lugar y en cualquier persona. La colaboración debe ser abierta. Por ello,  la importancia de las herramientas digitales, las videollamadas, para poder tener conversaciones y colaboraciones. La movilidad es también muy importante, porque nos permite estar conectados. 

-Digitalizar procesos que impacten en la productividad 

Para ello necesitamos la automatización de procesos, reclutamiento, evaluación, manejo de talento. La digitalización debe estar siempre acompañado por la cultura. 

-Liderar con datos influenciando la mejor experiencia del empleado. Es importante porque nos muestra los resultados de lo que estamos haciendo. Tenemos los dashboards y métricas, inteligencia artificial para encontrar talento. 

Garage mindset, el poder del why 

¿Qué se fomenta en un garaje? Es un espacio que todos podríamos tener en nuestras casas. En espacios como este se han creado muchas ideas innovadoras. Google inició en un lugar así. Lo que quiero decir es que el lugar físico de trabajo no es indispensable para que uno pueda generar ideas innovadoras. Solo necesitas un espacio, donde te puedas sentir libre de pensar, de exponer ideas, horizontal. Que sean personas que no van más allá de cumplir las tareas es lo más importante a fomentar. 

La sensación de libertad no es solo un desafío tecnológico sino también cultural. No es algo que la tecnología pueda garantizar. Va de adentro hacia afuera. 

El porqué es una misión que importa, los colaboradores sienten que su trabajo tiene un valor significativo para la empresa y siente la cultura como suya. 

Los colaboradores valoran el aprendizaje continuo. Para poder innovar es necesario saber qué novedades hay, cuáles son las nuevas herramientas y tecnologías. Con una mente abierta las ideas pueden fluir mejor. 

Y por último, los colaboradores necesitan la seguridad psicológica para que no tengan temor a expresar las ideas por más descabelladas que parezcan. 

¿Te gustó el tema expuesto por Julio Berrospi? Mira la exposición completa y todos los webinars de Lecciones aprendidas y estrategias ante la coyuntura COVID-19 aquí.