Certificación y apostillado de documentos extranjeros 

En este artículo, tocaremos un tema un tanto operativo pero que reviste mucha importancia: la certificación, legalización y/o apostillado de documentos emitidos en el extranjero, ya sea como parte de la oferta o en la oportunidad del perfeccionamiento del contrato. 

Analizaremos los requisitos a tener en cuenta para proporcionarles eficacia jurídica en el Perú, con el objetivo de evitar que se pierda la buena pro o se declare la inadmisibilidad documental de la oferta. 

Documentos extranjeros y su eficacia jurídica en el Perú

Las bases estándar incluyen un apartado que intenta ordenar y exigir los requisitos que son obligatorios. De acuerdo al Reglamento Consular del Perú, para que los documentos públicos y privados extendidos en el exterior tengan eficacia jurídica en el Perú, deben estar legalizados por funcionarios consulares peruanos y refrendados por el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú.

Lo anterior aplica, salvo que se trate de documentos públicos que hayan sido emitidos en países que formen parte del Convenio de la Apostilla, en cuyo caso sólo bastaría que fueran apostillados.

Ante esa regulación, se requiere saber qué situaciones se encuentran dentro del alcance de lo establecido en las bases administrativas estándar. Para dicho efecto, podemos comentar que se ha aprobado recientemente un nuevo Reglamento Consular, mediante el Decreto Supremo N° 032-2023-RE “Reglamento Consular del Perú y que modifica el Reglamento de la Ley del Servicio Diplomático de la República en lo que corresponde a los cargos de los funcionarios consulares”, su modificatoria, aprobada por Decreto Supremo N° 033-2023-RE, y el TUPA, aprobado por Resolución Ministerial N° 0423-2023-RE.

El nuevo reglamento establece como regla que, tratándose de documentos públicos emitidos en el extranjero, el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú certifica la firma de autoridades públicas nacionales o autoridades públicas extranjeras, siendo estas últimas debidamente acreditadas en nuestro país, sobre documentos que éstas emitan o certifiquen con carácter público.

En cuanto a los documentos privados emitidos en el extranjero, el administrado debe solicitar legalizar la firma consignada en presencia del funcionario consular del lugar de jurisdicción extranjero. De modo que, el funcionario consular sólo legaliza firmas en documentos privados cuando hayan sido suscritas en su presencia o cuando conste de modo indubitable su autenticidad, verificando en ambos casos la identidad de los firmantes. Caso contrario, no podría legalizarse. Una vez realizado ello, se debe entender que las firmas del documento privado han sido legalizadas por la Oficina Consular Peruana y, con ello, surten sus efectos.

Ahora bien, a nivel doctrinario y jurisprudencia del OSCE, la Resolución N° 00052-2024-TCE-S3, la Opinión Nº 009-2016/DTN y la Opinión Nº 049-2022/DTN han indicado lo siguiente:

“Si bien la normativa de contrataciones del Estado no dispone que los documentos públicos o privados que provengan del extranjero, deban cumplir alguna formalidad en particular a efectos de ser presentados para la firma de contrato o durante la ejecución contractual; el Reglamento Consular establece que para que estos documentos tengan validez en el Perú deben estar legalizados por los funcionarios consulares peruanos y refrendados por el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú, salvo que se trate de documentos públicos emitidos en países que formen parte del Convenio de la Apostilla, en cuyo caso bastará con que estos cuenten con la Apostilla de la Haya.”

¿Cómo identificar si un documento es público o privado?

De lo mencionado anteriormente, se observa una distinción en cuanto a la naturaleza del documento. Ahora bien, en cuanto a la calificación de documentos públicos o privados, es necesario señalar que ni la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado, ni su reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo N° 344-2018-EF, ni las normas de contratación pública general establecen qué son documentos públicos y, por tanto, pasibles de ser legalizados y/o apostillados en el territorio peruano, a efectos de ser presentados en el marco de un proceso de contratación.

Asimismo, de la revisión de la normativa aplicable, no hemos identificado una definición exacta de qué documentos son admitidos como “documentos públicos” y, por tanto, pasibles de ser legalizados y/o apostillados. Debido a ello, lo que se deba entender por “documento público” responderá a cada ordenamiento jurídico.

El Convenio de la Apostilla

Los documentos públicos a los que les es aplicable el Convenio de la Apostilla, son los siguientes, de conformidad con su artículo 1: a) los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a los tribunales del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial; b) los documentos administrativos; c) los documentos notariales; y d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.

No obstante, debemos precisar que el presente convenio no se aplicará: a) a los documentos otorgados por agentes diplomáticos o consulares, b) ni a los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.

Sobre este particular, cabe precisar que el Convenio de la Apostilla sólo se aplica a documentos públicos. Será la Ley del país donde el documento fue emitido la que determine si un documento es público o no. Los países aplican, generalmente, el convenio a una amplia variedad de documentos. 

La mayoría de las apostillas son expedidas para documentos de naturaleza administrativa, como:

• Actas de nacimiento, matrimonio y defunción.
• Documentos provenientes de una autoridad o un funcionario vinculado a una corte, tribunal o comisión.
• Constancias de registros comerciales y otros registros.
• Patentes.
• Actas y certificaciones notariales de firmas.
• Colegios, universidades y otros diplomas académicos expedidos por instituciones públicas. 

Ahora bien, en lo que respecta a las certificaciones notariales de firmas, solo se estaría refiriendo a legalizaciones de firmas de los notarios; sin embargo, ello no lo convierte de un documento privado a un documento público.

Un caso distinto es, por ejemplo, cuando se trata de certificaciones universitarias emitidas en el extranjero (título, maestría, doctorados y otros), los cuales en el Perú requieren una certificación previa por parte de la Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria (SUNEDU), para que posteriormente se efectúe la apostilla. En este supuesto, un documento privado estaría siendo ratificado por una autoridad pública (SUNEDU).

Entendido ello, es necesario tener presente los artículos 137° y siguientes del Decreto Supremo N° 032-2023-RE, los cuales señalan que solo las firmas de los documentos públicos extendidos en el exterior deben estar legalizados por funcionarios consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú, para surtir sus efectos, a menos que les sea aplicable el Convenio de la Apostilla ―y, con ello bastará que cuenten con la apostilla de la Haya―, toda vez que este suprime la exigencia de legalizar los documentos públicos extranjeros, a efectos de que tengan valor en los países que forman parte de dicho convenio, entre los cuales, se encuentra Argentina, Perú, entre otros.

Finalmente, como hemos visto a lo largo del artículo, la correcta certificación de documentos extranjeros es un factor determinante para conferirles eficacia jurídica en el contexto peruano; más aún, en el marco de las contrataciones públicas.

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* Abogada por la PUCP, Magister en Gestión Pública por la Universidad Continental y Master en Administración Pública por el Instituto Ortega Y Gasset de la Universidad Complutense de Madrid. Exfuncionaria pública con casi 25 años de servicios prestados al Estado, siendo la Presidencia Ejecutiva del OSCE su último cargo. Ex vocal del Tribunal Administrativo de la OEA. Actualmente es socia de DELROT Consultores SAC, docente universitaria y árbitro especializado en contrataciones públicas.