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Este artículo explora la crucial transición del mero cumplimiento normativo hacia una cultura integral de buen gobierno, abordando casos reales que ilustran los riesgos de su ausencia. Abordamos la definición de compliance, detallamos sus elementos clave, y proporcionamos estrategias prácticas para su implementación efectiva.
Como consultor y asesor de empresas tuve la oportunidad de conocer casos donde distintas compañías comprometieron su estabilidad y viabilidad debido a problemas de cumplimiento normativo. Me gustaría compartir tres de estas experiencias, pues ofrecen valiosas lecciones sobre la importancia de la conformidad regulatoria en el ámbito empresarial.
Caso 1: SUNAT y el requerimiento integral
En 2022, la SUNAT envió a la empresa A un requerimiento integral para revisar el cumplimiento de sus obligaciones tributarias. El documento fue recibido formalmente, pero debido a un error interno (una persona confundió el sello de recepción con el VB del área de contabilidad), fue confundido con un documento ya procesado por el área de contabilidad. Como resultado, el requerimiento se traspapeló y no se atendió.
Meses después, la SUNAT emitió una resolución desconociendo todos los gastos deducibles de la empresa A correspondientes al año 2022. Esto resultó en un incremento del impuesto a la renta de más de diez veces su monto original.
Para ejercer su derecho a reclamar, la empresa debía pagar primero el impuesto calculado por la SUNAT.
Caso 2: Factoring y facturas falsas
La empresa B utilizaba el factoring para apoyar a sus proveedores con liquidez. El proceso iniciaba cuando un proveedor solicitaba el factoring al contador de la empresa B, quien a su vez autorizaba y verificaba la validez de las facturas.
Sin embargo, el contador, en complicidad con un proveedor, comenzó a emitir facturas por servicios ficticios. Una vez que la empresa de factoring desembolsaba el dinero al proveedor, anulaban las facturas para evitar ser descubiertos.
Esta práctica fraudulenta continuó por más de un año, hasta que la empresa de factoring reclamó a la empresa B el pago de facturas falsas por un monto superior a 1 millón de soles.
Caso 3: Contrato del gerente general
El gerente general (GG) de la empresa C llevaba casi tres años trabajando bajo contratos a plazo fijo, renovados semestralmente. Estos contratos se archivaban en la empresa.
A pesar de la buena relación entre el presidente y el GG, la empresa contrató especialistas en su rubro, lo que llevó a reorientar las funciones del GG hacia tareas administrativas y comerciales.
Consciente de su situación, el GG extrajo subrepticiamente su contrato de los archivos de la empresa. Como consecuencia, ante la ausencia de un contrato vigente, la autoridad laboral consideró que la relación de trabajo era de naturaleza indeterminada.
Esta situación implicaba que, si la empresa C deseaba desvincular al GG, debería pagar una indemnización significativamente mayor.
¿Cuál fue la reacción inmediata de las empresas en los casos expuestos? Buscar soluciones efectivas al problema, considerando todos los costos y gastos asociados. Además, se realizaron auditorías inmediatas con el fin de evaluar el alcance del problema, tanto en términos legales como económicos, y se implementaron medidas preventivas para evitar la recurrencia de situaciones similares.
¿Cuál es la mejor prevención a situaciones como las descritas? La implementación de un sistema de compliance dentro de la organización. Sorprendentemente, muchos de los ejecutivos involucrados no estaban familiarizados con este término ni comprendían su alcance.
¿Qué es compliance?
La descripción de compliance de EALDE Business School me pareció muy apropiada: “El compliance corporativo es un sistema integral de procedimientos y buenas prácticas implementadas por las organizaciones para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales. Este sistema tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de las leyes, regulaciones y códigos de conducta, y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y respuesta ante estos riesgos. Los componentes clave del compliance incluyen legislación, normativas, reglamentos, buen gobierno y ética y transparencia. A través de la identificación, prevención, gestión y respuesta, las organizaciones buscan mitigar riesgos y aprovechar oportunidades de manera efectiva, asegurando su integridad y cumplimiento normativo.”
Sistemas para un compliance eficaz
Implementar un sistema de compliance es fundamental para cualquier organización. Sin embargo, también es un proceso complejo, pues requiere la integración de varias herramientas y sistemas para ser eficaz.
La identificación de riesgos operativos y legales, guiada por la legislación, normativas y reglamentos, se puede lograr mediante sistemas de auditoría.
Un gobierno corporativo sólido es esencial, estableciendo un propósito claro, cultura y valores que se traduzcan en estrategias y tácticas robustas. Esto se puede lograr mediante modelos como la Elipse de Bright House de Joey Reiman, que integran factores clave para el éxito organizacional.
El diseño de la cadena de valor, siguiendo el modelo de Michael Porter, también es crucial. Este proceso implica identificar, desarrollar e implementar procesos de manera holística, alineando las actividades con los objetivos estratégicos y optimizando las operaciones.
Estas acciones permiten establecer un mapa de riesgos, una herramienta indispensable para un sistema de compliance efectivo. Este mapa ayuda a identificar y gestionar posibles riesgos, asegurando que la organización esté preparada para enfrentar cualquier desafío.
Finalmente, es crucial implementar un sistema de accountability para mantener un control riguroso sobre la organización. Esto asegura que cada miembro sea responsable de sus acciones y decisiones, promoviendo una cultura de transparencia y responsabilidad.
La integración de estos elementos no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que también promueve una cultura organizacional alineada con los objetivos estratégicos. Esto minimiza riesgos, mejora la eficiencia operativa y fortalece la reputación de la organización, garantizando su sostenibilidad a largo plazo.
Desarrollando estos sistemas podremos proteger a la organización de situaciones complicadas, ya sean originadas por descuido o corrupción de personas dentro y fuera de la organización.
¿Cómo proteger a una organización de sí misma? Acciones clave
El escándalo de emisiones de Volkswagen (VW) pone en relieve la importancia crítica de los sistemas de compliance y accountability en las empresas.
En 2015, se descubrió que VW había manipulado los motores diésel para cumplir con las regulaciones de emisiones. Dicha situación reveló fallas sistémicas en la detección y prevención de prácticas indebidas. Esto demuestra que, a pesar de tener sistemas de compliance y auditorías, la cultura organizacional y la responsabilidad corporativa son igualmente cruciales. Los individuos dentro de la empresa participaron activamente en estas prácticas indebidas y la falta de detección oportuna por parte de la organización amplificó las consecuencias.
El caso VW demuestra que el compliance efectivo va más allá de los sistemas formales, abarcando la cultura organizacional, el liderazgo ético y la participación activa de todos los miembros de la empresa. Veamos algunas acciones clave:
- Fortalecer la cultura de ética y transparencia en toda la organización.
- Implementar mecanismos robustos de accountability donde cada miembro sea responsable de sus acciones y decisiones.
- Alta dirección comprometida con la ética y la responsabilidad, asegurando que estos valores permeen toda la estructura corporativa.
- Establecer vías anónimas y confiables para reportar irregularidades, fomentando una cultura donde los empleados se sientan seguros al denunciar.
La implementación de un sistema de compliance robusto y una cultura de buen gobierno corporativo es un viaje continuo que requiere compromiso, conocimiento y adaptación constante. Para profundizar en estos temas críticos y adquirir las herramientas necesarias para liderar la transformación ética y responsable de las organizaciones, te invitamos a conocer el Doctorado en Administración de la Escuela de Posgrado de la Universidad Continental. ¡Solicita más información hoy mismo!
