Gestión logística: ¿Cómo conservar materiales con fecha límite de caducidad?

Conoce en este artículo cómo optimizar los procesos logísticos para un mejor manejo de los materiales con fecha límite de caducidad.

En días recientes quedé impactado por la noticia en un país vecino cuyo sistema de salud se veía seriamente afectado por la imposibilidad de disponer de medicamentos adquiridos para atender a la población. Lotes importantes en cantidades y valores caducaron, es decir, sobrepasaron las fechas límite para su consumo. El presupuesto, de por sí limitado, había sido mal administrado, no generó ningún beneficio y la población dejaba de ser atendida con medicamentos para el tratamiento de diversas enfermedades.

Esta situación pudo haberse debido a uno o varios motivos. El gobierno involucrado, evitando que el escándalo que rodeaba el caso se incremente, no dio luces sobre el o los motivos. En todo caso, cualquiera de ellos estaba vinculado a deficiencias en la gestión logística. Los procesos de compras, de gestión de almacenes y sistemas de tecnología estaban definitivamente detrás de esta situación, alguno de ellos, dos o los tres.

El adecuado seguimiento de las fechas de vencimiento – caducidad – de las medicinas, es un desafío clave para asegurar que todos los involucrados en la cadena, desde su producción hasta su consumo, estén satisfechos. Los fabricantes con su intensión de negocio, los consumidores atendiendo su dolencia y los participantes en medio de ambos. Dentro de estos últimos consideremos distribuidores, almacenes, lugares de expendio y/o venta, transportistas involucrados (aviones, camiones, trenes, naves de diferentes características, según sea el caso y las distancias). Los participantes pueden ser muy numerosos.

Nos referimos en esta oportunidad al desafío teniendo en cuenta las fechas límite de vencimiento que no necesariamente tiene que ver con la integridad física o daño físico, donde la manipulación humana, o con equipos, es causante de la merma. La mención está referida al complejo aspecto de la expiración, que involucra no solamente medicamentos sino todo alimento, insumo químico o similar, cuya descomposición puede causar daño o dolencia tras la manipulación o ingesta, respectivamente. La complejidad y la repercusión pueden ser muy altas, en algunos casos mortales, si por ejemplo se ingiere un medicamento complejo que sobrepasó la fecha límite para su consumo.

Cuando se hace referencia al origen probable de este serio problema se ha mencionado que podría estar en la gestión de aprovisionamiento, entiéndase gestión de compras. Las decisiones de compras deben estar sustentadas con criterios técnicos y amparadas principalmente por las expectativas formales de consumo o venta, según sea el caso. Los pronósticos de consumo o venta deben provenir de las áreas involucradas en los mismos – quienes administran el consumo o los consumidores y los equipos comerciales o de venta – y deben ser actualizados con regularidad. Los pronósticos que se estiman para el año, por ejemplo, a través de un presupuesto anual, deben ajustarse varias veces en el año atendiendo nuevos escenarios siempre cambiantes. Si no se compra la cantidad adecuada con los sustentos debidos, actualizados según la demanda y considerando los saldos de materiales existentes, será difícil que el stock sea el conveniente. Las cantidades compradas pueden ser mayores o menores a lo que la organización requiere.

Compras y aprovisionamiento 

Si se compra en cantidad mayor a la debida (en este caso los medicamentos) no serán consumidos íntegramente o comercializados y como consecuencia el vencimiento (expira) puede ser el mayor enemigo de dicha inversión. Es muy importante tener sustentos muy sólidos para decidir las cantidades a ser adquiridas. En la mayoría de casos el involucramiento formal de diferentes áreas de las organizaciones minimiza la posibilidad de comprar deficientemente. El proceso no debe recaer en una sola área, la de compras, debe recaer en más de un área participante, compartiéndose responsabilidad.

Éste es solo un aspecto dentro del proceso de compras. Pueden ser otros, como el ser tentado por una compra aparentemente conveniente por precios bajos cuando la decisión involucra cantidades significativamente importantes. En estos casos, la compra a un precio aparentemente atractivo suele resultar costosa un tiempo después, si los materiales que se compraron no son consumidos (o vendidos), más aún si está de por medio su vida útil limitada. No es lo mismo comprar medicamentos con expira limitada que lápices o muebles, los que no tienen vencimiento.

En otra etapa del ciclo logístico, cuando la gestión de almacenes considera priorizar la salida de los materiales de vencimiento más cercano sobre los de vencimiento más lejano, está haciendo un buen trabajo. Para el caso de este sector, si se tiene una medicina en el inventario con tres diferentes lotes y vencimientos (Ej. OCT 2025, FEB 2023 y AGO 2024), el lote de FEB 2023 debe ser el que se consuma, venda o tenga salida prioritaria sobre los otros lotes. Esto que suele considerarse aparentemente obvio puede ser un dolor de cabeza por varias razones. Si los lotes están juntos en una misma ubicación de los almacenes la discriminación puede llevar un esfuerzo considerable, más aún si hay desorden y están mezclados todos los lotes.

Si, además, los colaboradores a cargo del proceso de picking están desmotivados o con poca o nula supervisión, seguramente no será tomada en cuenta la priorización y los lotes del vencimiento más cercano podrían ir siendo relegados (involuntariamente en el mejor de los casos) con la consecuente potencial probabilidad de su expira. Si los almacenes están desordenados y sin procesos la probabilidad de que esto suceda es aun mayor.

Por último, sin los sistemas de información adecuados los riesgos de vencimiento quedan supeditados a la gestión humana y a su mejor voluntad. Cuando se trata de grandes cantidades de SKUs (referencias/ítems) y diferentes lotes y vencimientos la complejidad es mayúscula. Es ahí cuando las herramientas de tecnología ofrecen alternativas para que la probabilidad de yerro se minimice. Estas son sólo algunas de las reflexiones detrás de un problema de monto mayor en un país vecino aparentemente más desarrollado que el nuestro, razón por la cual pensar en la probabilidad de que escenarios similares se estén presentado en nuestro país no es descabellada. La gestión logística competente es el arma para evitarlo.

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